Dengan seiringnya kemajuan zaman, penggunaan teknologi informasi telah mengubah distribusi, hubungan, sumber daya dan tanggung jawab manajer dalam suatu perusahaan/organisasi. Hal ini terjadi karena teknologi informasi dapat berperan sebagai teknologi enabling dalam mengelola proses cross-unctional maupun iterorganizational.
Teknologi Informasi memiliki peranan besar dalam perusahaan/organisasi karena dapat melengkapi manajer dengan informasi dan sumber daya komputer. Dengan demikian, data/informasi, hardware, software, networking dan personnil sistem informasi harus dipandang sebagai sumber daya yang harus dikelola sehingga penggunaan teknologi informasi dapat berjalan dengan efektif dan menguntungkan secara operasional dan strategis bagi suatu perusahaan/organisasi.
Namun, pada praktiknya, sistem informasi tidak dimanfaatkan secara efektif dalam perusahaan/organisasi. Permasalahan yang sering dihadapi karena kurang efektifnya pemanfaatan sistem informasi di perusahaan/organisasi yaitu : response time rendah, system tidak kompatibel, personnel kesulitan mendapatkan data karena data dan system yang tidak terintegrasi, system sering down, dan berbagai permasalahan lainnya.
Dilihat dari penjelasan diatas, maka didapat suatu problem : Bagaimana perusahaan dapat mengelola Sumber Daya Informasi yang dimiliki supaya sistem informasi yang sudah diimplementasikan agar dapat berjalan dengan baik, user-friendly, dan aksesibilitasnya tinggi?
Solution : Hal diatas dapat diatasi dengan melakukan Manajemen Sumber Daya Informasi (Information Resources Management)
Manajemen Sumber Daya Informasi / Information Resource Management (IRM) adalah istilah dalam bidang IT yang merujuk pada manajemen dari record atau informasi atau data sebagai suatu sumber daya. Hal ini dapat terkait dalam tujuan dan sasaran bisnis maupun pemerintahan.
Dalam IRM termasuk mengindentifikasi data sebagai sebuah aset, mengelompokannya adan menyediakan beberapa macam cara pengelolaan. Para ahli mendefinisikan IRM sebagai proses untuk mengelola siklus hidup dari sekelompok data, mulai dari penciptaannya hingga penggunaannya dalam arsitektur IT, dan hingga mengarsip dan penghancuran data tidak permanen. Istilah IRM ini dapat merujuk pada sumber daya software, peralatan dan material ataupun personnel yang terlibat dalam mengelola informasi dalam beragam fase penggunaan informasi.
Mengelola SDI, bukan lagi hanya sebatas mengelola database, yang dikelola bisa lebih besar lagi ruang lingkupnya.
Ada 3 pandangan berbeda menurut para ahli mengenai apa saja yang perlu dikelola dalam Manajemen Sumber daya Informasi :
1. Menurut Lytle(1988), dalam IRM yang perlu dikelola yaitu : data, hardware, software, information systems and services, serta personnel.
2. Menurut Schneyman (1985), IRM dapat diartikan sebagai manajemen dari sumber daya informasi (termasuk sumber daya manusia dan sumber daya fisik) yang berhubungan dengan support sistem (pengembangan, perbaikan, dan maintenance), dan pelayanan(pemrosesan, transformasi, distribusi, penyimpanan dan penerimaan) dari informasi.
3. Menurut Marchand and Horton (1986) harus dapat dibedakan antara information resources dengan information assets.
Information resources / Sumber Daya Informasi termasuk : information specialists; information technology; facilities like the library, the data processing department, and the information centre; and external information brokers.
Sedangkan Information assets / Aset Informasi, merupakan segala informasi formal milik suatu organisasi (data, informasi, literatur teknis), informasi terkait ekspertis (Hak atas kekayaan intelektual, pengetahuan dan pengalaman praktis dari pegawai), serta pengetahuan mengenai lingkungan organisasi (pengetahuan tentang situasi kompetisi, politik, ekonomi, dan sosial dar organisasi). Dilihat dari penjelasan tersebut maka dapat disimpulkan bahwa aset informasi menyangkut informasi itu sendiri, sedangkan sumber daya informasi adalah sarana yang memungkinkan untuk memperoleh informasi.
Pada dasarnya, Sumber Daya Informasi yang harus dikelola mencakup :
1. Data (database, basis pengetahuan, information, knowledge)
2. Hardware (sistem komputer, peripheral)
3. Software (software sistem, software aplikasi, prosedur)
4. Manusia (personnel, spesialis sistem informasi)
5. Network (media komunikasi, network support)
Dengan mengelola 5 hal diatas dengan baik, maka Sistem Informasi yang diimplementasikan dengan semaksimal mungkin karena ke 5 hal diatas merupakan komponen sistem informasi yang saling berhubungan dan mempengaruhi. Bila semua komponen diatas dimanage dengan baik dan berjalan dengan lancar maka dapat dicapai sistem informasi yang efektif, efisien dan mudah untuk diakses.
Referensi
Anonim. (2017). Dimensions and Approaches of Information and Knowledge Management [Online]. http://www.tlu.ee/~sirvir/IKM/Dimensions_and_Approaches_of_IKM/information_resources_management.html (diakses 09-04-2017 12.20)
Anonim. (2017). IRM [Online]. https://www.techopedia.com/definition/7722/information-resource-management-irm (diakses 09-04-2017 11.21)
Anonim. (2017). Managing Information Resources.ppt [Online]. http://www.uvm.edu/~ral/bsad145/student/chapt7.nilson.ppt (diakses 09-04-2017 12.00)
Schlögl, C. (2005). Information and knowledge management: dimensions and approaches. Information Research: An International Electronic Journal, 10(4), n4. http://InformationR.net/ir/10-4/paper235.html (diakses 09-04-2017 12.47)
Sularik, Orinta. (2017). Managing Information Resources and Technology.pdf [Online]. http://www.wbi.msu.ac.th/file/744/doc_15.pdf (diakses 09-04-2017 11.30)
Tidak ada komentar:
Posting Komentar